Infografía: 5 Preguntas para un Lider

"Mayor Felicidad" un curso optativo en Harvard con 1400 inscritos al semestre.

La felicidad es el anhelo de cualquier persona, pero muchas veces no se sabe cómo alcanzarla. Por esto, la Universidad de Harvard diseñó un curso que ayuda a conseguir ese estado, cátedra que se ha convertido en una de las más populares de esa prestigiosa casa de estudios.

La clase se llama "Mayor felicidad" y es dictada por Tal Ben-Shahar, un israelí experto en psicología positiva. A pesar de ser un curso electivo, cada semestre 1.400 alumnos de diferentes carreras se inscriben en él.

La cátedra está fundamentada en encuestas y estudios de campo sobre las características y componentes que permiten vivir felizmente. En ella Ben-Shahar, también conocido como el gurú de la felicidad, entrega 13 consejos que contribuyen a alcanzarla.

Son tips bastante sencillos y fáciles de seguir. Aquí están:

 1.- Realiza algún ejercicio: Los expertos aseguran que hacer actividad física es igual de bueno que tomar un antidepresivo para mejorar el ánimo. Treinta minutos de ejercicio es el mejor antídoto contra la tristeza y el estrés.

2.- Toma desayuno: Algunas personas se saltan el desayuno porque no tienen tiempo o porque no quieren engordar. Estudios demuestran que desayunar ayuda a tener energía, pensar y desempeñar exitosamente las actividades.

3.- Agradece a la vida todo lo bueno que tienes: Escribe en un papel 10 cosas que tienes en tu vida que te dan felicidad. Cuando hacemos una lista de gratitud nos obligamos a enfocarnos en cosas buenas.

4.- Sé asertivo: Pide lo que quieras y di lo que piensas. Está demostrado que ser asertivo ayuda a mejorar la autoestima. Ser dejado y aguantar en silencio todo lo que te digan y hagan, genera tristeza y desesperanza.

5.- Gasta tu dinero en experiencias no en cosas: Un estudio descubrió que el 75% de las personas se sentía más feliz cuando invertía su dinero en viajes, cursos y clases. En tanto, sólo el 34% dijo sentirse más feliz cuando compraba cosas.

6.- Enfrenta tus retos: No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Estudios demuestran que cuanto más postergas algo que sabes que tienes que hacer, más ansiedad y tensión generas. Escribe pequeñas listas semanales de tareas a realizar y cúmplelas.

7.- Pega recuerdos bonitos, frases y fotos de tus seres queridos por todos lados: Llena tu refrigerador, tu computador, tu escritorio, tu dormitorio, en fin, tu vida de recuerdos bonitos.

8.- Siempre saluda y sé amable con otras personas: Más de 100 investigaciones afirman que sólo sonreír cambia el estado de ánimo.

9.- Usa zapatos que te queden cómodos: Si te duelen los pies es seguro que te pondrás de mal genio, asegura el doctor Keinth Wapner, Presidente de la Asociación Americana de Ortopedia.

10.- Cuida tu postura: Caminar derecho con los hombros ligeramente hacia atrás y la vista hacia el frente ayuda a mantener un buen estado de ánimo.

11.- Escucha música: Está comprobado que escuchar música te despierta deseos de cantar y bailar, lo que alegra la vida.

12.- Aliméntate bien: Lo que consumes tiene un impacto importante en tu estado de ánimo. Por esta razón, lo recomendables es comer algo ligero cada tres o cuatro horas para así mantener los niveles de glucosa estables; no saltarse comidas; evitar el exceso de harinas blancas y el azúcar; comer de todo y variar los alimentos.

13.- Arréglate y siéntete atractivo(a): El 41% de la gente dice que se siente más feliz cuando piensa que se ve bien.

Estrategia y táctica.

Estrategia y táctica son dos términos que muchas empresas confunden. No solo en su concepto sino, claro está, en la aplicación que le dan a sus negocios.

La estrategia tiene que ver con lo que queremos conseguir. Son las grandes líneas maestras y responden, siempre, a un profundo conocimiento de lo que hace nuestra competencia y de lo que quiere nuestro cliente. La táctica es el detalle de cómo vamos a poner la estrategia a trabajar, que herramientas usaremos y cómo. La estrategia es de largo plazo mientras la táctica se centra en el corto plazo.

Una decisión estratégica es estar en Redes Sociales para acercar la compañía a nuestros clientes y darles un mejor servicio. La decisión táctica sería estar en Twitter porque es allí donde se concentra el grueso de nuestros clientes y donde podemos dar una mejor y más rápida respuesta.

Para mí son fases consecutivas que hay que cubrir sí o sí. Pero a menudo, muchas empresas cometen dos errores:

1. No hacen ningún tipo de planificación estratégica básicamente porque tienen “prisa” y porque tienden a identificar el término y su concepto a grandes empresas.
2. Se van directamente a la táctica porque lo han visto hacer a otros, por el efecto moda o porque, simplemente, su negocio es “tan fácil” que no necesitan reflexionar en que cosas pueden hacer. Las hacen y punto.

Yo soy de los que creen que todo negocio necesita definir claramente su estrategia y que para ello no es necesario escribir un tocho. Horas de trabajo sí, pero no hacer un vademécum de 100 páginas. Puedes definir tu estrategia en tan solo 2 páginas (y ¡en una también!). Es posible que conozcas tan bien el sector, la competencia y a tu cliente que ni siquiera necesites dedicarle horas a analizarlo. Quizás eres de los que dedica una parte del día a investigar, lo haces de manera rutinaria y continua. Si es así te felicito, eso te ahorrará tiempo. Pero siempre necesitaras unas horas para plasmar todo ese conocimiento en un documento. Como el Business Model Generation, por ejemplo. Pero no hacerlo es un error. Irse directamente a decidir que vas a estar presente en tal sitio porque mi vecino está es tomar un peligroso atajo que, al final, puede llevarte a perder mucho más tiempo que el que hubieras invertido en darte cuenta que ese sitio no era para ti. Mucho peor porque no sabes para que estás.

Definir una estrategia sirve igual para un restaurante o una tienda de mascotas como para lanzar una línea de ropa o un coche. Y son justamente los negocios pequeños, y locales, los que habitualmente se van a la táctica lo que resulta un tanto paradójico si consideras que están más cerca de sus clientes que las grandes multinacionales cuyos profesionales realizan sus planes estratégicos desde un despacho en la planta 15 de un edificio a las afueras.

Hace unos meses una amiga mía que estaba por abrir un restaurante me preguntó si podía darle algún consejo en cómo enfocarlo y cuando le dije que para eso necesitaba un tiempo para conocer su negocio me respondió “¿Qué tienes que saber? Es fácil: compras buen producto y lo vendes”. Visto así la cosa parece sencilla, ¿verdad? Pero no es tan sencillo. Irse a la táctica puede llevarte a cometer pequeños errores que sumados te desposicionan. Si no empiezas pensando donde quieres colocar tu negocio y cómo quieres que la gente te vea, no serás capaz de definir con claridad que “cosas” debes hacer en el día a día para que te ayuden a establecer en la mente del consumidor/cliente la posición que esperas conseguir.

En realidad el método es muy sencillo y se basa en la reflexión y en la investigación.

1. Saber quiénes son, o quieres que sean, tus clientes.  Siempre puede haber varios targets y, la mayoría de las veces, hay un core-target, aquel que es el más importante ya sea por volumen o por gasto que realizarán o por cualquier razón.
2. Tener claro que ha hecho y que hace la competencia. Donde tiene más éxito.
3. Conocerse muy bien a uno mismo. Entender y aceptar tus limitaciones pero también saber en que eres bueno. Todos somos muy buenos en algo, en algo aportamos más valor que el resto. Eso es lo que nos diferencia. Eso te lleva a establecer el posicionamiento.
4. Pensar, pensar y pensar.  Ponerse objetivos acorde con todo lo anterior. Y escribir un DAFO ¡Que es una cosa sencillísima pero de gran ayuda!
5. Una vez tengas todo esto hecho podrás hacer, de una manera rápida y sencilla, una táctica que te ayude a conseguir tus objetivos y alcanzar el posicionamiento deseado.
6. Y por último: dudar, replantearse las cosas, analizar y mejorar.

En definitiva es un proceso que cualquiera puede y debe hacer. No importa tu tamaño, lo que importa es tu actitud y tus ganas por hacerlo. Y si no eres capaz de hacerlo solo o estás tan metido en el día a día que no puedes mantener la distancia necesaria para ser objetivo, busca la ayuda de profesionales. Somos muchos los que nos dedicamos a asesorar a compañías en la definición de estrategias de negocio o de marketing, ya sea online u offline o ambas. Y de todos los tamaños, desde freelance hasta grandes consultoras, para cualquier tamaño de empresa o negocio. Pero lo más importante es que hagas algo más que “comprar genero y venderlo” … ¡Métele cerebro y reflexión a tu negocio!

Autor  David Soler Freixas

Prioricemos. Presupuesto Personal o Familiar

Prioricemos.  Si no tenemos el control básico de nuestras finanzas es muy probable que no podamos enfocarnos en establecer metas que nos ayuden a crecer, y menos podremos encontrar el tiempo y el ánimo para cumplirlas.

Por lo tanto, primero lo primero, debemos conocer de forma precisa cuales son nuestros ingresos y aquellos gastos fijos que tenemos, para de ahí partir teniendo en mente cual es nuestro PRESUPUESTO, verificar nuestro estado de salud financiera y empezar a tomar decisiones efectivas al respecto.

> Para estar enfocados en nuestro crecimiento debemos tener la tranquilidad de tener cubierto nuestro presupuesto personal o familiar, según sea el caso.

El principal objetivo de elaborar un presupuesto, es tener un mayor control de nuestros egresos, procurando siempre que la diferencia entre los ingresos y egresos, sea la mayor posible.

Veamos a continuación cuáles son las razones de elaborar un presupuesto personal o familiar:

CONOCER nuestro nivel de ahorro (ingresos menos egresos) y de ese modo, saber si estamos logrando un nivel de ahorro adecuado, o es necesario reducir algunos gastos, o buscar nuevas fuentes de ingresos (por ejemplo, nuevos negocios o inversiones).

IDENTIFICAR las partidas donde se concentra el mayor porcentaje de egresos y de ese modo analizar si es posible reducir los gastos en dicha partida.

CONOCER nuestro nivel de endeudamiento (egresos como consecuencia del pago de deudas) y de ese modo saber si debemos limitar el uso de deudas o en todo caso si es posible adquirir nuevas.

Una vez que hemos tomado la decisión de tomar control de nuestro presupuesto, debemos tener una metodología para hacerlo, por lo que te aconsejo llevar a cabo los siguientes puntos:

1° La herramienta. El trabajo inicia escogiendo una herramienta donde se registrará todos los datos necesarios. Esta herramienta puede ser desde una libreta de apuntes o un cuaderno hasta una página de Excel. Solo recuerda que esta herramienta debe de estar disponible en todo momento para que puedas hacer revisiones y registros.

2° Registrar la información. En la herramienta hay que registrar toda la información de nuestros gastos e ingresos en un mes. Para ello es conveniente disponer de dos columnas a fin de indicar en cada una el dato que corresponda. Antes de hacer las inscripciones, tómate el tiempo necesario para hacerlo lo más preciso posible.

3° Identificar los ingresos. Es importante que al registrar tus ingresos sepas discernir entre los que son tus ingresos fijos (sueldo, pensión de jubilación, dinero por otras rentas) y los ingresos variables (horas extras, comisiones, premios, inversiones, trabajos independientes, colaboraciones, etc.). Esto te permitirá tener una idea más acertada de cuánto dinero realmente logras percibir.

4° Identificar los gastos. Este el paso más complejo, porque deberás de ser lo más riguroso posible. La idea es que escribas tus gastos fijos (alquiler o hipoteca, servicios básicos, mensualidad escolar, impuestos del hogar, impuesto vehicular, transporte y gasolina, tarjetas de crédito), pero también y de la forma más certera tus gastos variables (alimentación, aseo y limpieza, útiles de estudio) y tus gastos extras (regalos, viajes, vacaciones, cines, salidas, ocio, entretenimiento, etc.). Si te apegas a esto, podrás realmente observar tu nivel de gasto.

5° Gestionar el presupuesto. Una vez que ya tengas en números tus ingresos y gastos, deberás hacer un balance. Si tus gastos superan a tus ingresos, estás en rojo, en déficit, por lo que debes de hacer un recorte en gastos variables o extras o aumentar los ingresos para equilibrar tus finanzas. Sin embargo, si el balance indica lo contrario a esta primera situación, el dinero restante en ingresos puedes y debes destinarlo al ahorro (entre 5% y 10% de tu sueldo) que bien podrá servirte para futuras inversiones.

Si te sirvió esta publicación para tener más claro el para qué elaborar un presupuesto personal o familiar te pido que nos regales un like en esta página y en mi página de Facebook ; si gustas dejar un comentario en esta página o en Facebook te enviare una herramienta en Excel para que lleves a cabo tu presupuesto y sea más fácil gestionarlo.  De igual manera me puedes enviar un correo a smadrigal@gmail.com y te enviare la herramienta.

También si te interesa asistir a nuestros Talleres de Eficiencia Personal en donde manejamos el uso de esta herramienta y como gestionarla correctamente escríbenos a la misma dirección de correo electrónico, para darte fechas, lugares y demás detalles.

Gracias por leer y espero sea de mucha utilidad.

> Conocimiento que se adquiere y no se practica en las próximas 24 horas se pierde.

Lic. Sergio A. Madrigal

Artesano de Efectividad Personal

Como dejar atrás el “mañana si lo hago”.

 ¡Ah! ... Pero eso sí... mañana nos casamos...

pero eso sí .... Mañana te lo doy...

pero eso sí .... La última y nos vamos (¡no!)

¿A que le tiras cuando sueñas, soñador?

Chava Flores “A que le tiras cuando sueñas mexicano.”

Los mexicanos somos geniales cuando de reírnos de nuestros problemas se trata, en canciones, chistes y en recientes tiempos a través de memes.  Uno de los problemas más grandes que tenemos no solo los mexicanos, sino en general los seres humanos es el de dejar las cosas para otro momento.

Al rato, en la tarde, mañana, el lunes en fin cualquier punto en el futuro que no sea el momento en el que estamos viviendo.  Este es un hábito vicioso que afecta nuestra vida, y la única manera de cambiarlo es tener acciones que generen nuevos hábitos positivos.

Cuando una tarea nos resulta incómoda, difícil o aburrida, nuestro cerebro ante esa situación hostil intenta aliviar la ansiedad con otra actividad que nos presenta como necesaria pero claramente no lo es. Lo que se debe hacer se archiva en nuestra mente como dolorosa y las excusas brotan con una brillante originalidad. Las consecuencias las sabemos todos: acumulación de obligaciones, sentimiento de culpa y propósito de mejora para el día siguiente. Y vuelta a empezar en un bucle castigador con el desgaste emocional que eso supone.

Reeduca tu mente y pasa a la acción. Olvídate de ser el hombre o mujer del mañana.

Te propongo 5 acciones claras para hacerlo:

1. Ten claro tus objetivos

La metodología SMART para definir objetivos es una de las más efectivas y sencillas de aplicar. En ella los objetivos tienen que cumplir unos requisitos: ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo concreto para completarlos. Cuando se tiene presente este esquema en el día a día, es difícil aplazar las obligaciones porque se sabe perfectamente en cada momento que es lo que hay que hacer y se reduce así la incertidumbre.

2. Gestiona tu energía

El día tiene 24 horas y no podemos cambiarlo. Las horas para cumplir nuestras tareas son limitadas al igual que nuestra energía, pero con ella sí podemos controlar de qué manera la gastamos. Es obvio que no somos máquinas y no siempre tenemos la energía y la capacidad 100%. Si conocemos nuestro ciclo interno para saber qué momento del día tenemos más fuerza para realizar una actividad complicada, podemos planificar nuestra agenda para ser más productivos y eficaces. De esta manera cumpliremos con nuestros objetivos sin posponer ya que los realizaremos cuando nuestra mente esté más activa y creativa.

3. Divide tus actividades en tareas pequeñas y concretas

Nos solemos abrumar si contemplamos una tarea en su conjunto pero si dividimos un proyecto en pequeños pasos, que tenemos que ir cumpliendo poco a poco, el reto resulta menos complejo. Además de esta manera podrás recompensarte en cada avance, establecer las pausas de descanso (método Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 de break) y motivarte cuando veas lo recorrido.

4. Evita las distracciones

Cuantas más distracciones se tienen en el entorno más difícil resulta concentrarse y más fácil será dejar las cosas para otro momento. Ante una tarea complicada, es mejor desconectar el celular y correo, ordenar la zona de trabajo y escuchar música que te aísle de ruidos externos.

5. Herramientas tecnológicas

Lo bueno de las nuevas tecnologías es que podemos aprovecharnos de aplicaciones o herramientas que nos organicen nuestras tareas y así darle un respiro a nuestra memoria. Estas apps nos ayudan a gestionar tareas, fijar fechas, activar alarmas, plantear esquemas de ejecución y así organizar el día y procrastinar menos.

Después de lo dicho, toma la decisión de dejar de aplazar tareas en tu vida. Cada día cuenta para abandonar este hábito tan perjudicial y cada mañana es una oportunidad real de cambio. No hay que esperar a la presión, a la última hora y a trabajar con estrés. Todos sabemos que lo que más cuesta es el minuto antes de empezar, donde más nos tenemos que obligar. Dar el primer paso siempre fue de valientes, así que ánimo y a caminar.

¿Sabes la diferencia entre un sueño y una meta? Tan solo una fecha.

Frases que sabotean la comunicación con tus colaboradores.

Cuando hablas con tu equipo de trabajo acerca de su desempeño, debes poner atención al usar algunas frases que pueden crear una deficiencia en el esfuerzo de comunicación que estas tratando de establecer, enviando un mensaje que no es el que se quiere transmitir o podemos lograr que sea percibido como algo negativo.

Ciertas frases pueden bajar la moral de tus colaboradores, disminuir su productividad y crear un malestar en el clima de la empresa.

Tu meta es entregar informacion que ayude a mejorar el desempeño de tus colaboradores sin que esto se convierta en una mecha encendida para desatar emociones negativas y conflictos innecesarios.  Para evitar esto debes omitir las siguientes frases:

Estas equivocado. Si un colaborador esta convencido que su desempeño a sido el adecuado y tu opinión es contraria a ello, no lo asaltes con un comentario como Estas equivocado. Eso solo provocara enojo y confrontación.

En vez de ello, basa tu comentario en hechos documentados con los que cuentes, y entonces podrás argumentar: Se que no estas de acuerdo, pero esta evaluación refleja con precisión tu desempeño.

En donde radica el problema?  es simple, estamos juzgando de manera personal a la persona, y seamos francos, a todos nos perturba que nos juzguen.

En donde esta la diferencia? en que le presentamos hechos regularmente basados en métricas establecidas con anterioridad en donde existe un acuerdo de cumplimiento, y podemos abrir la comunicación para que nos expliquen cuales fueron las condiciones que le hicieron dificil cumplir con lo establecido.

Te entiendo. Esta frase puede escusar un comportamiento o ejecución inaceptable solo por buscar ser empatico.  Evitala siempre que sea posible.

Tu posición aquí esta asegurada siempre que cumplas con las expectativas.  Tal ves eches mano de este tipo de declaraciones para fortalecer los buenos resultados, pero son muy incómodos en la percepción de tus colaboradores y pueden prender la inquietud en ellos de empezar a buscar consejo legal al sentirlo como una amenaza.

Hiciste un gran trabajo, peroooo...  cualquier idea que venga despues del "peroooo" niega el elogio previo.  No mezcles esta clase de ideas en una frase.  En vez de ello puedes complementar la idea diciendo: Por otro lado, puedes mejorar el resultado si realizas estas acciones.. y posteriormente citalas específicamente.

Espero este articulo te sea útil y lo puedas implementar al dar retroalimentación con tu equipo de trabajo. -si quieres volverte en un experto y hacerlo de la mejor forma posible, acude a nuestros Talleres de Comunicación Efectiva, mándanos un correo a smadrigal@gmail.com y con gusto te enviaremos más información.

En nuestros Talleres de Comunicación Efectiva encontraras útiles herramientas para:

• Examinar las causas por las que la retroalimentacion no esta dando los resultados deseados al sostener una comunicación con tus colaboradores.
• Encontrar formas útiles para cambiar el "estas mal" a "dime más al respecto".
• Explorar formas útiles de responder cuando estas fuertemente en desacuerdo.
• Entender los puntos ciegos que tenemos.
• Descubra como el mensaje y el temperamento afectan la experiencia e interpretación de la propia retroalimentacion.
• Observar la forma de desmantelar las distorsiones en la comunicación y poder tener una retroalimentacion honesta.
• Trabajar de forma practica en la obtención de resultados y comunicación efectiva.
• Obtener directrices de como ser un maestro en la implementación de una comunicación efectiva siendo un retroalimentador mas empatico.
• y Otras más.

La Empatia según yo.

Cuando en los cursos o talleres que otorgo pregunto si todos entienden el concepto de empatia, mayormente contestan afirmativamente, acompañado de la frase: es ponerse en el lugar de los demás.

Al escuchar esto, pienso: Como podrían dos seres ocupar el mismo espacio en el mismo momento? La Ley de la Impenetrabilidad dicta que esto es físicamente imposible.

Yo concibo la empatia como la habilidad que tenemos los seres humanos de observar, escuchar y sentir la misma experiencia que otros, y entender que la reacción  puede ser diferente, sin que esto nos haga mejor o peor que los demás.

Optimismo e innovación; igual a una mentalidad positiva.

Aldous Huxley, filósofo y escritor ingles conocido mundialmente por su libro “Un mundo feliz”; utilizaba constantemente la frase: “La experiencia no es lo que te sucede, sino lo que haces con lo que te sucede”.

Como enfrentamos la vida define la satisfacción que obtenemos en ella, buscar un armonía entre lo que pensamos, sentimos y hacemos; es en definitiva lo que detona nuestra capacidad para ser felices.

Stephen Covey plantea un análisis de esta situación en lo que el llamo el “Principio 90/10”; ¿Cuál es este Principio?  El 10% de la vida está relacionado con lo que te sucede... El restante 90% está determinado por lo forma en que reaccionas a eso que sucede...

¿Qué quiere decir esto?  Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede.  No podemos evitar que el automóvil se descomponga, que el avión se retrase, que nos sorprenda la lluvia, que un automovilista pueda obstaculizarnos en el tráfico.  El otro 90% es diferente. Solamente tú lo determinas.  ¿Cómo?... Con tu reacción hacia cada situación que se te presenta en la vida, favorable o no.

¿Cómo podemos controlar nuestras reacciones?  La respuesta es sencilla; trabajando en nuestros hábitos.  Los hábitos son simples elecciones que hacemos en determinados momentos. Después dejamos de pensar en ellas, aunque continuamos haciendo frecuentemente lo que una vez decidimos. Curiosamente, a veces no somos capaces de recordar el razonamiento que nos llevó a tomar la decisión que generó el hábito.

Esas pequeñas elecciones no parecen importantes en sí mismas, pero el conjunto de todas ellas determinan, con el tiempo, cómo comes, cómo hablas con tus hijos, cómo gestionas tus ahorros, cómo organizas tu trabajo, si haces ejercicio o no, etc. Una infinidad de pequeños detalles que ejercen un gran impacto en todos los aspectos de tu vida, desde tu salud hasta tus relaciones, pasando por tu productividad.

Los hábitos se pueden cambiar; si eres capaz de entender cómo funcionan, podrás actuar sobre ellos con más posibilidades de éxito. Y funcionan en ciclos de tres pasos:

1) Primero se produce una señal, un detonante que avisa a tu cerebro para que seleccione el hábito correspondiente y se ponga en modo automático

2) Después se desarrolla una rutina, que puede ser mental, emocional o física.  

3) Al final hay una recompensa, que ayuda a tu cerebro a recordar ese comportamiento para el futuro.

Si pensamos en lo anterior podemos caer en cuenta que tenemos la capacidad de poder tener control sobre cómo reaccionar ante las diferentes situaciones que se nos presentan en la vida; que no es cuestión de azar si no de afán.  Esto nos da certidumbre, y la certidumbre genera una mentalidad positiva, ya que pone las cosas en nuestras manos más que en las eventualidades.

Debemos darnos cuenta que nosotros tenemos la mayoría de las variables en nuestro control si así lo decidimos, ser optimistas de poder lograr buenos resultados a través de nuestros hábitos, poniendo en marcha mejores estrategias para obtener mayores resultados es decir innovando, ya que si no seguimos buscando ser mejores cada día, nuestros resultados no variaran, y aunque ellos sean satisfactorios en este momento, pueden llegar a atraparnos en la ilusión de una zona confortable en la que llegado un futuro puede dejarnos fuera de un flujo generador de satisfacción.

Por: Sergio A, Madrigal

Estratega de Efectividad Personal

12 Tips de Liderazgo en tiempos difíciles.

Coaching Activo by: Sergio Madrigal

Lograr que tu empresa no sólo se mantenga, sino que crezca durante una crisis o cambios planeados o no, es sumamente difícil para cualquier empresario. Por eso, debes convertirte en un auténtico líder que guíe a tu equipo hacia el verdadero éxito. 

¿Qué es lo que se necesita para liderar un negocio durante estos tiempos? 

1. Escucha: Conéctate con lo que tus colaboradores y clientes dicen sobre ti y tu marca. Esto te ayudará a darte cuenta de la percepción que se tiene sobre tu marca y para encontrar excelentes ideas para salir adelante. 

2. Reconoce: A los integrantes de tu equipo de trabajo les encantan los líderes que reconocen su trabajo y sus ideas y los premian por ellas.

3. Sé tú mismo: Cuenta tu historia, tus anécdotas, obstáculos y logros de una manera honesta y compártela con tu equipo. Este tipo de dinámica no es muy común en las organizaciones pero ayuda a que tus colaboradores te conozcan, y por ende quieran ayudarte a alcanzar el éxito. Además, es muy importante que aceptes tus errores.

4. Comunícate: La gran mayoría de los problemas internos de una empresa se pueden arreglar con la comunicación. De otra forma, los empleados se encuentran en la oscuridad y tarde o temprano dejarán de preocuparse por tu empresa.

5. Planea: Evita el problema de “vivir al día” y crear estrategias en el momento. Planea tus objetivos, elige un curso a seguir y consérvalo. Esto ayudará a crear metas en tu empresa y a compartirlas con tu equipo.

6. Combate la ansiedad: Deja de preocuparte y convierte tus emociones negativas en maestros que te ayudarán a moldearte el carácter de líder. Un buen líder sabe cómo transformar los tiempos difíciles en oportunidades. 

7. Oriéntate a servir: Muchas veces, los líderes pueden ser un poco egoístas, olvidando que se encuentran en una posición de liderazgo, donde deben ser un ejemplo a seguir y un guía para su equipo. Preocúpate por ellos y ten actitud de servicio con todos los miembros de tu organización.  

8. Sé un contador: Para alcanzar metas, y motivar a tu gente a conseguirlas, debes definir qué es exactamente lo que quieres. 

9. Sé empático: Debes saber cuál es el perfil del personal que trabaja contigo; su edad, sexo, profesión, nivel socio económico, etcétera. Esto te ayudará a encontrar la mejor manera de comunicarte con ellos y motivarlos a ser más productivos. 

10. Comparte tus objetivos: Si tus empleados no conocen las metas de tu empresa, será difícil para ellos resolver problemas. Esto te deja en una posición en la que tendrás tú mismo que administrar todo, en lugar de delegar y orientar. 

11. Relájate: Ya pasaron los días en los que gritar a los empleados funcionaba. Si tu equipo está preocupado de si estás o no de buen humor, poco se hará.

12. Piensa como inmigrante: Es importante que de vez en cuando veas tu negocio con los ojos de un extraño; así podrás encontrar fallos y oportunidades que normalmente estás omitiendo. 

Ser Productivo, pese a cualquier distracción.

Posiblemente están de acuerdo en que vivimos en una época de distracción dramática, de acuerdo a estudios resientes los investigadores concluyeron que una persona promedio pasa 2.1 horas distraído en un día de trabajo.  Esto es lo que llamamos en cualquier proceso de mejora continua como un desperdicio, al desperdiciar nuestro tiempo desperdiciamos nuestra vida, desperdiciamos nuestro talento, nuestro potencial creativo.

En esta misma investigación se obtuvo la información de que cada 11 minutos en promedio nos distraemos en el trabajo, ya sea con el correo electrónico, o porque alguien nos interrumpió, por checar el Facebook o twitter, también nos menciona que para poder concentrarnos nuevamente en lo que estábamos antes de distraernos nos lleva 25 minutos. 

Existen muchas cosas que compiten por nuestra atención, es recomendable entonces en observar que es lo que hacen al respecto las personas que están teniendo éxito. 

Que es lo que tienen en común?  

En principio han entrenado su cerebro para dar su completa atención a un proyecto por un largo periodo de tiempo, que es algo que hemos, utilizando en forma resumida las siguientes 3 claves que los han hecho ser productivos y hacer eficientemente lo que se debe hacer.

1.      Quitar el mito “entre más trabaje, más productivo seré”; esto ha sido rechazado por la ciencia, al estudiar el desempeño humano Jim Loehr y Tony Schwartz han establecido que el desempeño óptimo de productividad ocurre al trabajar en periodos de 90 minutos. 

A que se refieren con esto?  Es decir trabajemos por periodos de 90 minutos y tomemos un receso para recuperarnos, después trabajemos otros 90 minutos y vayamos a caminar, o tomemos un refrigerio, o una siesta o leamos algo interesante que no esté relacionado con lo que estamos haciendo.  Esto mantendrá nuestra mente concentrada en el trabajo que debemos hacer, aumentando nuestra energía, la energía es algo que debe estarse recargando, si se acaba debemos conseguir más. Esto nos mantiene productivos e inspirados.

2.      Necesitamos periodos de tiempo sin estímulos externos, lo que la mayoría hacemos al empezar nuestro día, es checar nuestro correo electrónico, redes sociales, buscar papeles o hacer llamadas que consideramos urgentes o importantes, tenemos que encontrar estos lapsos de tiempo en los que podamos mantenernos enfocados sin distracciones de cualquier índole y dedicarlas al trabajo de mayor valor.  Por ejemplo podemos determinar que de 9 a 12 del medio día no habrá mayor contacto con la tecnología, apagamos las notificaciones, esto no quiere decir que no amemos la tecnología, pero por ese periodo de 3 horas nos concentramos en una sola cosa, aumentando nuestra productividad.

3.      No pensar en el stress como un enemigo.  Logremos hacer del stress una herramienta que nos empuje fuera de nuestra zona de confort aumentando nuestras capacidades intelectuales.  Cuando nos esforzamos en una actividad física al cabo del tiempo obtenemos una mejor condición y mejor recuperación del esfuerzo, todas nuestras habilidades se comportan de igual forma, debemos buscar a diario el tiempo para esa recuperación regenerativa del stress que enfrentamos en cada situación de la vida, hacer ejercicio, meditar, cambiar de actividad, si estás haciendo algo físico pasa a algo más intelectual, hazte de un hobbie o simplemente dale una vuelta a la cuadra, haz algo que te haga feliz, eso te recarga para seguir adelante.

La Comunicación Interna en las Organizaciones y su Gestión.

Introducción

Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo un ambiente de confianza, de escucha y de circulación de la información. Para ello, primeramente, resulta importante implementar diagnósticos y planificaciones participativas. Si no se estimula la habilidad de la escucha al otro, no hay retroalimentación y se pierde el sentido. Si no se sabe escuchar, se corre el riesgo de comunicar muy bien la información pero que carezca de interés y además se trunca una vía de intercambio para generar creatividad y espíritu de equipo.

La comunicación interna sirve a que la misión y la visión de la organización sean compartidas por todos. En las corrientes relacionadas a la gestión efectiva esto se lo vincula con la “motivación personal”. Ignorar los planes generales de trabajo suele conducir a la fragmentación y al desconocimiento del sentido de las propias acciones en una organización.

Antes de implementar un plan hay que conocer la organización, realizar un diagnóstico. En este caso como se trata solamente de la Comunicación Interna se pude:

·   Realizar un relevamiento y análisis de las ofertas y demandas de comunicación

·   Entrevistas a integrantes

·   Análisis de documentos: por documentos definimos todo material normativo o de difusión que utiliza la organización en sus diversos formatos y soportes.

·   Observación

·   Diagramar un FODA (Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

·   Una vez concluida esta etapa, se analizara el material procesado. De la interpretación de los datos se identificarán cuáles son los actores generadores y receptores de información, los flujos informativos, el volumen y tipo de información que reciben y generan, demandas potenciales

¿Qué es Gestionar la Comunicación?

Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones.

A través de la Gestión en la Comunicación Interna se facilita el despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal con el objeto de:

·   Promover la comunicación entre los miembros

·   Facilitar la integración entre las realizaciones personales y las institucionales

·   Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de los miembros

·   Contribuir a la creación de espacios de información, participación y opinión

No hay que olvidar que la Comunicación Interna de toda organización está inmersa en la Cultura Organizacional. Es decir, por el conjunto de valores, referencias, hábitos, ritos, signos etc. Que fundamentan la concepción que la organización tiene de sí misma. Esta cultura se debe tomar como punto de partida y marco para la implementación de una gestión ya que condiciona la comunicación.

Los destinatarios

Cuando se habla de “Público Interno”, se remite solamente al personal de una organización dada. Pero también es importante considerar en la estrategia a todos aquellos públicos cercanos como los proveedores o familiares del personal que indirectamente comparten la cotidianeidad de la institución y se pueden identificar con ella.

En este aspecto, vale la pena apuntar que la comunicación externa también tiene su relación con la interna. Todo lo que se comunica hacia fuera, a través de los medios de comunicación, también repercute en el público interno. Si diseñamos una campaña de publicidad institucional, en contradicción con los mensajes que circulan puertas adentro se pueden producir focos de conflictos importantes.

Participación: la piedra angular

La participación, tan temida por algunas organizaciones, resulta fundamental y no se reduce solamente a saber lo que ocurre. Es necesario la previsión de espacios emergentes de comunicación que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valores en las organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoración del integrante como recurso humano. En otras palabras, se trata de involucrar en lugar de convencer e imponer, de fomentar la toma de decisiones a partir de la experiencia de sus propios integrantes, de favorecer la integración entre los objetivos institucionales y los individuales, de contar con el personal como recurso estratégico, como Cliente Interno (como les gusta diferenciar en el marketing institucional de vanguardia) y no solamente como un eslabón en la cadena de montaje.

Las instancias de participación se distinguen en tres niveles que suponen grados distintos de compromisos:

·   Información: Contar con información sobre la organización permite a cada integrante saber dónde está parado.

·   Opinión: para facilitar la incorporación de la experiencia de los integrantes de la organización. A esto algunos lo denominan “activo intangible”. Todo ello en pos del desarrollo institucional. La opinión presupone el conocimiento de la información. Se trata de sumar puntos de vistas, de identificar problemas que otros no observaron.

·   Toma de Decisiones: vinculada con el desarrollo de la autonomía necesaria en cada área. Es el nivel superior de la participación y presupone los dos niveles anteriores. 

Diagnóstico y planificación:

De acuerdo al aspecto que nos convoca, se privilegiará el análisis de la comunicación interna:

Este propone:

– Identificar a los actores responsables de las tareas de comunicación institucional

– Reconocer la percepción que los actores tienen de su propia tarea, su imagen de la institución, su percepción de otros miembros de la organización y sus interlocutores

– Identificar y analizar las relaciones entre los grupos de la organización

– Analizar el contenido y la forma de los mensajes

– Evaluar los flujos y recursos comunicacionales

En tanto y en cuanto el diagnóstico es una forma de construir el proceso participativo de la organización, es conveniente que lo realice un grupo y no una sola persona ya que la complejidad de miradas lo hace más enriquecedor… “a mayor heterogeneidad, mayor productividad”.

Definir los pasos a seguir:

1. Pre– diagnóstico: Evaluar la viabilidad y la factibilidad del diagnóstico. ¿Están dadas las condiciones políticas y materiales para iniciar un proceso de diagnóstico?

2. Objetivos generales y específicos: el objetivo general determina qué es lo que se quiere diagnosticar y explícita el propósito del análisis. De este objetivo se desprenden los objetivos específicos.

3. Marco conceptual: son las nociones teóricas a las que se recurre para analizar la situación de comunicación. Se refieren al campo de la comunicación, a los objetivos del diagnóstico u otras disciplinas de la teoría social.

4. Marco metodológico y herramientas: seleccionar las técnicas (cualitativas o cuantitativas) e instrumentos que se utilizarán para el relevamiento de la información

5. Realidad Comunicacional: describir las situaciones de comunicación y los actores, posteriormente se analizar y valorar las debilidades y fortalezas en función de su incidencia en la gestión. De esta forma, se podrá comprender cómo cada uno de los actores se constituye en la trama compleja de las relaciones y las prácticas sociales. Todo ello con el objetivo final de entender los procesos organizacionales.

6. Debilidades, fortalezas y trayectos causales decisivos: definir las debilidades y fortalezas asociadas a la gestión, el contexto inmediato y el orden estructural de la sociedad. Las debilidades y fortalezas refieren a hechos, situaciones, capacidades, logros considerados positivos o negativos para la gestión.

·   Identificar los trayectos causales, en otras palabras, la red de debilidades asociadas entre sí por relaciones de causalidad.

·   Establecer los nudos críticos, es decir, aquellas debilidades de mayor relevancia por su incidencia sobre otras y tienen la posibilidad de convertirse en futuros frentes de acción. Además, es pertinente una acción inmediata.

7. Tendencias: realizar las proyecciones a partir de la extrapolación hacia el futuro a partir de las debilidades y fortalezas identificadas. Describen un futuro previsible en el caso que la organización no adopte medidas para modificar el rumbo de los acontecimientos.

8. Líneas de Acción: se construyen como respuesta a aquellos aspectos de la comunicación identificados como nudos críticos. Las líneas son orientaciones que denotan la importancia y la necesidad de operar sobre determinados puntos.

9. Escenarios: el concepto de escenario refiere al conjunto de condiciones y supuestos en que el plan se sitúa. Los escenarios se tipifican como: optimista, probable o pesimista. Ellos ayudan a imaginar alternativas frente a futuras contingencias.

Planificación

La planificación es una herramienta guía para la organización. Ésta ordena los pasos y los medios, partiendo del diagnóstico previo. De acuerdo al marco teórico se diferencian tres tipos de planificación:

·   Tradicional o normativa

·   Estratégica

·   Prospectiva

De acuerdo, a la política explicitada que lleva como eje importante la participación la planificación conveniente es la tercera. La Planificación Prospectiva concibe a la planificación como una oportunidad para la producción colectiva de conocimiento en el marco de un proceso educativo participativo. Las personas y la organización se fortalecen en sus capacidades de gestión a partir de la generación de compromisos recíprocos entre los integrantes, la organización y la sociedad. Se diseña las futuras alternativas a partir de instancias colectivas de producción del conocimiento, tanto en lo referido al análisis de la situación actual como a la formulación de las alternativas para su transformación.

Establecer el contenido de los pasos de la planificación:

1. Objetivos general y específicos: el objetivo general se operativiza a través de los objetivos específicos que indican los caminos para alcanzarlo y orientan los programas a desarrollarse.

2. Metas y resultados esperados: las metas son la expresión cuantitativa del logro de los objetivos específicos de la planificación. Los resultados esperados son la explicitación de los servicios y/o productos que se espera generar a partir de las actividades previstas en la programación.

3. Criterios de acción políticos y estratégicos: los primeros están vinculados con la misión, la visión, la cultura organizacional y el ideal de comunicación. Son los principios rectores y valores esperados que la organización desea observar durante su ejecución. En cambio, los criterios de acción estratégicos, son líneas maestras de acción para abordar situaciones de comunicación específicas reconocidas en el diagnóstico.

4. Programación: implica ordenar y describir lo que queremos en nuestra organización para alcanzar los objetivos, los resultados esperados y las metas. En la planificación se diferencian el plan de los programas y proyectos. Un programa es un conjunto de proyectos relacionados entre sí y un proyecto es una serie de actividades concretas.

5. Cuadros de correspondencia: verifica la correspondencia entre los objetivos específicos, los resultados esperados y las actividades comprendidas en los proyectos.

6. Calendarización: ordena cronológicamente las actividades para su posterior seguimiento.

7. Evaluación:

·   Evaluación de proyecto: se pregunta si debe realizarse o no un proyecto y cómo debe hacerse.

·   Evaluación continua: observa la ejecución del proceso. Sirve para detectar las dificultades e introducir los mecanismos de corrección.

·   Evaluación de resultados: determina en qué medida el proyecto alcanzó su propósito (metas y resultados esperados) y cuáles son los efectos secundarios.

Hacia un Plan de Comunicación Institucional Interno

Una organización es producto de la confluencia de varias dimensiones: sus objetivos, los mecanismos organizativos y lo económico. La Comunicación atraviesa transversalmente a la institución en todas sus dimensiones. A raíz de ello, podemos reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las organizaciones:

Ambito de la información: se compone de normas y datos que permiten que la organización funciones de acuerdo al objetivo definido.

Ambito de divulgación: son las novedades y elementos que buscan captar a las personas, convenrserlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organización. Los boletines, las publicaciones, son algunos de los elementos que se pueden implementar.

Ambito de formación y socialización: tiene por meta reforzar en forma explícita la cultura institucional. En este marco se insertan las actividades de capacitación, las actividades recreativas y las celebraciones.

Ambito de participación: es la participación destinada a que cada uno se exprese, darle la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede incluirse el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.

Un Plan incluye en sí mismo para comunicar la visión, los objetivos, los valores de la organización. Para su desarrollo y ejecución previamente se necesita contar con la decisión política de la máxima autoridad sino quedará en un cajón y el esfuerzo habrá sido en vano.

Decálogo de atributos para una Gestión en Comunicación, según Norberto Chávez:

·   Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organización.

·   Sinergia: apoyo recíproco entre mensajes. Uno corrobora al otro. Una sinergia clásica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa.

·   Síntesis: concentración y especificidad. La comunicación eficaz tiene alto grado de concentración y especificidad. Concentración en contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.

·   Dinamicidad: Evolución adaptativa permanente. La comunicación debe estar adaptándose permanentemente sin perder el estilo.

Herramientas de Gestión

Es importante la generación de distintos Soportes de Comunicación Interna para que sea más rica la comunicación. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC) abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia e Hipermedia. El desarrollo de este último tema merece capítulo aparte.

Carta al Personal:

Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma múltiple con un destinatario común sino personalizado.

Carteleras:

Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal. Es necesario que su contenido este ordenado para que visualmente sea de rápida lectura y notorio el cambio periódico de su información. Es necesario, para evitar malos entendidos, consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.

Cuadernillo de Bienvenida:

Cualquier persona que ingresa a una Institución nueva necesita saber a dónde se ha incorporado. Para ello algunas organizaciones diseñan este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.

Manuales de estilo:

Son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Además, como la dimensión de la comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones.

Folletos:

Sobre temas particulares como ¿Qué hacer frente a un accidente laboral? se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de concientización interna.

Publicación Institucional:

Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral. Además, la identificación de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como persona y , por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica entre la redacción y el personal.

Reuniones:

Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.

Línea abierta o Línea directa:

Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable y a los pocos días se deben contestar los mensajes.

Buzón de Comunicaciones:

Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Medios electrónicos:

Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolución Científico Tecnológico, cada vez se producen menos frente a frente. Un número creciente de redes se intercalan y organizan la interacción. A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no sólo de individuo a individuo, sino también de los individuos con la organización como espacio de pertenencia. 

Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se puede citar:

E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de fijación del destinatario.

Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo. Sólo se necesita colocar las computadoras en red.

Listas de distribución y foros de discusión por internet: puede servir para motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales.

En la página web institucional se puede prever un área restringida sólo para los integrantes de la institución e implementar los foros.

  

Evaluar:

La evaluación del proceso periódica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan será difícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más difundidos son las encuestas y sondeos de opinión interno.

También hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su ejecución y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.